Abreu Advogados: um caso de sucesso

Fevereiro 15, 2018 | MPS

Abreu Advogados: um case de sucesso

 

Perfil do Cliente

A Abreu Advogados está actualmente entre as três maiores sociedades de advogados em Portugal. Conta com uma equipa cerca de 200 advogados num total de quase 300 profissionais. Além dos escritórios de Lisboa, Porto e Madeira, a Abreu Advogados tem forte presença internacional e oito desks – Angola, Brasil, Cabo Verde, China, França, Irão, Moçambique e Timor-Leste.

Desafio

A rotina de um escritório de advogados é ritmada pela necessidade de dar uma resposta eficiente aos clientes num curto espaço de tempo, cumprindo prazos legais estabelecidos por entidades externas, o que exige a criação e padronização de procedimentos internos que automatizem e melhorem a eficiência destes processos. Era por isso que a Abreu Advogados estava à procura de uma solução de Managed Print Services: melhorar os seus processos baseados em papel, reduzindo custos e melhorando a produtividade.

Managed Print Services

MPS é um processo com 4 fases de implementação. Na análise, fazemos todo o estudo da infraestrutura de cópia e impressão e identificamos oportunidades para melhorar o desempenho e tornar as operações e os processos mais eficientes. Após a análise seguem-se o design, implementação e gestão.

Análise

O primeiro passo para otimizar toda a infraestrutura de cópia e impressão da Abreu Advogados, passou por uma análise exaustiva da situação atual.

Assim sendo, começamos pela base, pelo conhecimento de todos modelos (MFP, printers, fax, copiadores, etc) e contagem do volume de impressão através do nosso RMS (Remote Management System); a seguir, visita física aos escritórios para identificar o local onde todos os equipamentos de impressão se encontravam, bem como identificar onde estavam os utilizadores, e correlacioná-los aos departamentos afetos; depois, entrevistas com os utilizadores, com os advogados e IT; E, por fim, uma análise detalhada de custos.

Entre muitas situações encontradas que poderiam ser melhoradas, podemos destacar 4 que foram validadas como as mais importantes:

Um dos principais desafios do escritório da Abreu Advogados passava pela área de impressão: o dia-a-dia do grupo de advogados e do seu respetivo staff operacional passava pela impressão massiva e volumosa de documentos (desde uma simples factura até uma peça processual com centenas de páginas).

Este tipo de necessidade caracterizava-se pelo engarrafamento na área de impressão e pelos subsequentes problemas informáticos gerados pela quantidade de pedidos.

Frequentemente as impressões não saíam ou demoravam demasiado tempo causando um estrangulamento nas filas de impressão, principalmente em horários de pico. Os atrasos eram constantes. E as queixas dos advogados também.

O grupo de advogados e o staff operacional da Abreu Advogados estavam em constante mobilidade, mas tinham dificuldade em imprimir e digitalizar a partir de um smartphone ou tablet. Muitas horas de trabalho eram perdidas por causa da ausência desta funcionalidade.

Havia também uma grande quantidade de peças processuais baseadas em papel. Por isso, era preciso dar respostas quanto à natureza confidencial desta documentação jurídica, bem como implementar políticas de segurança de impressão para garantir a inviolabilidade e total integridade dos documentos.

A Abreu Advogados tinha dificuldade em entender a forma como as impressões circulavam dentro do escritório, bem como os custos associados a cada impressão. Se não era possível medir, não era possível gerir, controlar ou até mesmo, melhorar.

Design

Após a análise, construímos junto com a Abreu Advogados a melhor solução para otimizar toda a infraestrutura de cópia e impressão. Para uniformizar a solução, foram instaladas 19 impressoras multifunções Xerox 7845, 1 impressora multifunções 7970 e 6 impressoras Xerox 6600, todas com a tecnologia Xerox Connectkey.

Solução

 

  1. A solução que a Beltrão Coelho implementou resolveu o problema das filas de impressão. Ao instalar a solução com dezenas de impressoras multifunções actuando de forma centralizada, a Beltrão Coelho teve que fazer configurações no servidor de impressão da Abreu Advogados para corrigir o problema do congestionamento da fila de impressão.

Foi programado um pooling no drive de impressão, ou seja, sempre que o sistema detectava vários pedidos em lista, eram abertas outras possibilidades de impressão através de um sistema automático e inteligente. Isto significa que foram configuradas filas de impressão específicas, com várias portas de saída, permitindo impressões simultâneas.

O resultado foi muito positivo. As filas de impressão passaram a estar descongestionadas. Actualmente é possível realizar impressões simultâneas de ficheiros com centenas de megas, incluindo peças processuais de centenas de páginas. Os escritórios da Abreu Advogados de Lisboa, Porto e Madeira passaram a comunicar entre si nesta fila de impressão. Os profissionais da Abreu Advogados passaram a imprimir com maior rapidez ajudando a cumprir os prazos estipulados.

  1. Foi instalada a app Xerox Mobile Print que permite a impressão direta de um smartphone ou tablet e a Xerox Mobile link para a digitalização para os dispositivos móveis;
  2. Para cumprir a base de referência das normas de segurança da Abreu Advogados, a Beltrão Coelho configurou e implementou uma solução integrada para a gestão dos dispositivos de impressão Xerox e as atualizações de firmware. Isto incluiu:

 

  • Encriptação de dados de disco – um recurso que criptografa todas as partições do disco rígido que podem conter dados do cliente, com encriptação feita por FIPS 140-2 e 256 Bits.
  • Substituição de Imagem do disco rígido imediata, com a implementação de um algoritmo de três passagens originalmente especificado pelo Departamento de Defesa dos EUA.
  • Deu-se apenas à equipa de TI o acesso às configurações das impressoras multifunções.
  • Ficou a funcionar o antivírus Mcaff e nas impressoras multifunções.
  • Instalação de proteção na digitalização, com PDF Protegido por Palavra-Passe.
  • O acesso às funções dos dispositivos (por exemplo, digitalização, e-mail e fax) ficou restrito por meio da validação de nomes de utilizador e senhas de rede antes do uso dessas funções.
  • O fax certificado com Common Criteria que assegura a separação completa da linha telefônica de fax e da conexão de rede e continua a incluir essa reivindicação em todas as certificações de segurança do produto.
  • Implementámos controles de autenticação para evitar que documentos sensíveis caíssem em mãos erradas.

 

  1. Para dar suporte à Abreu Advogados no controle de custos e na gestão do parque de impressão, foi instalado software Equitrac. Deste modo a Abreu passou a controlar o modo como são usadas as impressoras e multifuncionais e por quem; da mesma forma, é possível analisar quais os equipamentos sub e sobre-utilizados reconhecer períodos de picos de utilização, atribuir despesas (cobrar) por departamento, centro de custo, projecto ou cliente; e, também, controlar quem pode usar determinados equipamentos, como os pode usar e qual o limite de utilização.

 

A Beltrão Coelho passou a enviar periodicamente relatórios de desempenho, produtividade e performance, para que a equipa de TI da Abreu Advogados acompanhasse a evolução do serviço prestado.

Resultados Imediatos

  • Filas de impressão descongestionadas
  • Impressão e digitalização em mobilidade
  • Os requisitos das normas de segurança foram atendidos
  • Maior controle de custos

 

“Agora conseguimos fazer várias coisas. Conseguimos enviar uma impressão e esta impressão é 100% segura (desde do envio pelo computador até a saída na impressora). Com a solução implementada pela Beltrão Coelho, não há papel perdido nas impressoras, pois as impressões saem no momento em que um colaborador faz o login. E isto é uma forma de proteger a confidencialidade dos nossos clientes. Outra coisa importantíssima é que eu posso preparar um trabalho que eu vou ter no Porto, imprimir hoje, e libertá-lo amanhã. Neste caso o imprimir é virtual. Amanhã, no Porto, basta fazer login e obter a impressão em qualquer equipamento. Isto é válido em qualquer um dos nossos escritórios.”

Eng. Pedro Rosa Santos, Responsável Estratégico do Dpt. de Informática, Abreu Advogados

“Para mim foi um orgulho enorme ter participado na elaboração deste projeto. Tendo estado presente do inicio até ao final, pude constatar as dificuldades que existiam na Abreu Advogados. Essas dificuldades foram transformadas em desafios por parte das pessoas envolvidas neste projeto, e todos eles foram ultrapassados. O resultado foi uma solução personalizada, completamente à imagem do alvo a que se destinava, o que, naturalmente, deixa a Abreu Advogados muito satisfeita com a sua escolha, e deixa a Beltrão Coelho extremamente orgulhosa com a solução disponibilizada.”

Pedro Balisa Chefe de Vendas, Beltrão Coelho

O que é o MPS Jurídico da Beltrão Coelho?

Fornecemos impressoras multifunções Xerox adaptadas com soluções de software que permitem aumentar a eficiência na digitalização, no arquivo, na redução de custos de impressão e melhorias no serviço prestado.

Perfil da Beltrão Coelho

A Beltrão Coelho está presente no mercado português há quase 70 anos. O acumular de conhecimento e técnicas gerado por essa experiência traduz-se numa enorme confiança para nossos clientes.

Especializamo-nos em outsourcing de impressão e Managed Print Services, com soluções integradas de hardware e software nas áreas de impressão e gestão documental.

Em 2010 a Beltrão Coelho firmou bases sólidas com a sua principal parceira, a Xerox. Esta sinergia e permeabilidade de troca de conhecimentos aumentou a notoriedade de ambas as empresas. A Beltrão Coelho é hoje o principal parceiro da Xerox em Portugal, o único com a categoria Platinium e recordista absoluta em compras de 2011 até à data e mantém, de forma constante, um aumento de faturação, que se situa hoje em mais de 7 milhões/ano.

É formada por uma equipa de mais de 70 profissionais com vínculo efetivo, dedicados a assegurar a estratégia de crescimento sustentada. O nosso objetivo é tornarmo-nos uma referência na nossa área de atuação, mas sempre mantendo, como norma, uma conduta responsável, numa perspetiva de gestão empresarial com foco na qualidade das relações e na geração de valor para todas as partes interessadas (stakeholders).

 

 

 

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