Um caso de sucesso: Instituto Politécnico de Santarém

Janeiro 23, 2018 | MPS

Um caso de sucesso: Instituto Politécnico de Santarém

 

Perfil do Cliente

O Instituto Politécnico de Santarém (IPSantarém) é uma instituição de ensino superior politécnico público, reconhecido como polo de desenvolvimento e uma referência em Portugal na formação, na cultura e na investigação. Criado na década de 70, possui 4000 alunos e 500 colaboradores e integra atualmente cinco Escolas Superiores: quatro na cidade de Santarém e uma na cidade de Rio Maior, com área de influência que alcança os distritos de Santarém, Lisboa, Leiria e Setúbal.

Desafio

Com o objetivo de conseguir um maior controlo de custos financeiros e redução de custos operacionais e, empenhado em prestar um serviço de alto nível aos seus alunos, o IPSantarém foi à procura no mercado de uma solução moderna de MPS (Managed Print Services) que lhe desse a oportunidade de solucionar os problemas que vinha a enfrentar na gestão de hardware/software de impressão e gestão de documentos.

Managed Print Services

MPS é um processo com 4 fases de implementação. Na análise, fazemos todo o estudo da infraestrutura de cópia e impressão e identificamos oportunidades para melhorar o desempenho e tornar as operações e os processos mais eficientes. Após a análise seguem-se o design, implementação e gestão.

Análise

O primeiro passo para otimizar toda a infraestrutura de cópia e impressão do IPSantarém, passou por uma análise exaustiva da situação atual. Assim sendo, começamos pela base, pelo conhecimento de todos modelos (MFP, printers, fax, copiadores, etc) e contagem do volume de impressão através do nosso RMS (Remote Management System); a seguir, visita física aos polos para identificar o local onde todos os equipamentos de impressão se encontravam, bem como identificar onde estavam os utilizadores, e correlacioná-los aos departamentos afetos; depois, entrevistas com os alunos, com os administrativos e IT; E, por fim, uma análise detalhada de custos.

Dentre muitas situações encontradas que poderiam ser melhoradas, podemos destacar 5 que foram validadas como as mais importantes:

 

O IPSantarém já possuía o Equitrac instalado. No entanto, o Equitrac não comunicava com o sistema de gestão documental construído pelo IPSantarém. Os alunos que tinham acesso ao sistema de gestão documental através de senha individual, podiam carregar na secretaria o montante que gostariam de imprimir, mas não conseguiam acompanhar a evolução do seu plafond e saldo financeiro em tempo real. Isto ocasionava uma sobrecarga de funções na secretaria (que tinham de informar o plafond e saldo financeiro aos alunos), ocasionava erros frequentes de registo porque as atualizações eram feitas de forma manual e gerava insegurança aos alunos que nunca conseguiam saber ao certo quanto ainda poderiam imprimir ou fotocopiar.

Mobilidade

O mobile é uma realidade e o IPSantarém não foge à regra: os seus onde todos os equipamentos de impressão se encontravam, bem como identificar onde estavam os utilizadores, e correlacioná-los aos departamentos afetos; depois, entrevistas com os alunos, com os administrativos e IT; E, por fim, uma análise detalhada de custos. Dentre muitas situações encontradas que poderiam ser melhoradas, podemos destacar 5 que foram validadas como as mais importantes: GESTÃO IMPLEMENTAÇÃO ANÁLISE DESIGN Perfil do Cliente DESIGN , EQUITRAC alunos e colaboradores precisavam diariamente de comunicar com seus dispositivos móveis e “wearables”, e não havia nenhuma solução de impressão que desse resposta a essa necessidade.

Havia muitos ficheiros partilhados pelo IPSantarém que poderiam ser impressos pelos alunos. No entanto, para efetivarem a impressão, os alunos tinham que aceder à rede do IPSantarém – o que provocava alguma insegurança – e obrigatoriamente utilizar os PCs da instituição – que nem sempre estavam disponíveis para este fim. O que gerava atrito e desconforto em ambos os lados.

A equipa técnica e os IT do IPSantarém perdiam horas a resolver problemas relacionados com as impressoras: falta de conexão, incompatibilidade de drivers, encravamentos, dúvidas de utilizadores, configuração constante de contas de utilizador e diretórios de digitalização, entre outros. Tudo isto, tarefas divergentes que provocavam o afastamento da equipa técnica e dos IT do IPSantarém do foco da sua atividade profissional.

O IPSantarém tinha um grande stock de toners e outros consumíveis de impressão e o departamento administrativo gastava muito do seu tempo na gestão deste stock e de todos os processos redundantes correlacionados, como a logística de todos estes materiais, a encomenda de novos consumíveis, recolha de leituras das máquinas ou chamadas técnicas.

Design

Após a análise, construímos junto com o IPSantarém a melhor solução para otimizar toda a infraestrura de cópia e impressão. Para uniformizar a solução, foram instaladas 11 multifuncionais Xerox 3655, 23 multifuncionais Xerox 7220, 9 multifuncionais Xerox 7830 e 4 multifuncionais Xerox 7855, todas com a tecnologia Xerox Connectkey.

Equitrac

Foi instalado software Equitrac (com a função follow-me) para gerir os fluxos de impressão, o saldo de cópias, plafond, autentificação através do AD e gestão e definição de políticas de utilizadores.

A Beltrão Coelho criou um API de integração entre o Equitrac e o sistema de Gestão Documental do IPSantarém, ou seja, foi criado um webservice no Equitrac que permitiu o envio para o sistema de Gestão Documental do IPSantarém o saldo de cópias e plafond dos utilizadores e também permitiu alterar o plafond dos utilizadores através do Sistema de Gestão Documental do IPSantarém. Desta forma, tudo passou a ser feito de forma automática, o que ocasionou um alívio de trabalho na secretaria (deixou de ser preciso informar o plafond e saldo financeiro aos alunos), os erros de registo passaram a ser nulos, e a experiência dos alunos, depois de passarem a ter um maior controle sobre o seu plafond, melhorou consideravelmente.

O Equitrac foi instalado num único print server alojado na área técnica localizado no centro de informática do IPSantarém. O Equitrac foi configurado para uma gestão hierárquica das 5 diferentes unidades orgânicas, ou seja, o administrador de uma unidade não tinha acesso aos dados das outras unidades, mas havia um administrador de topo que tinha acesso à totalidade dos dados.

“Trata-se de uma equipa com conhecimentos técnicos na área, sempre disponível a ajustar o modelo de base proposto às necessidades internas do Politécnico, nomeadamente a integração do software de impressão com as aplicações informáticas do IPSantarém.
Após a implementação, o serviço tem sido excelente, onde a Beltrão Coelho tem demonstrado uma programação eficaz das tarefas agendadas e o relacionamento da equipa de implementação com os técnicos de Informática é muito cordial e informal. “
Centro de Informática do IPSantarém

NFC – Near Field Communication

Foi instalada solução mobile com dispositivo NFC incorporado nos equipamentos, que permitiu a validação e impressão através de dispositivos móveis e “wearables” com sistemas operativos Android e IOS. Desta forma, o IPSantarém passou a disponibilizar para todos os seus alunos e staffs uma verdadeira solução de impressão e digitalização “mobile-friendly”.

myapps®

myapps® é uma loja de apps criada pela Beltrão Coelho. Sempre um passo à frente da concorrência, o Dep. de I&D e Programação da Beltrão Coelho, criou, através da ferramenta Xerox App Studio, uma inovadora solução out of the box para o serviço de MPS. O myapps simplificou a forma como os administrativos e alunos do IPSantarém passaram a interagir com as impressoras multifunções.

As app instaladas foram a Print from Dropbox, Print from Office 365 e Print from URL. Com estas apps instaladas foi possível aos alunos navegar pelas pastas do Sharepoint online, dropbox e pastas do servidor web do IPSantarém e imprimir os seus ficheiros diretamente da multifuncional, sem precisar entrar na rede do IPSantarém. Com isto, deixou de haver quebra de segurança e os alunos deixaram de ficar á espera por um PC disponível.

Remote Control Panel

Foi instalado o sistema Remote Control Panel da Xerox que permitiu à equipa de TI do IPSantarém visualizar os painéis tácteis das multifunctionais instaladas sem que estivessem na presença das mesmas, tornando mais fácil e conveniente o treinamento de utilizadores e proporcionando uma interativa monitorização da interface. Com isto, os problemas relacionados com as impressoras passaram a ser facilmente resolvidos, e a equipa de TI do IPSantarém conseguiu mais tempo para se focar na sua atividade profissional.

Implementação

Após a aprovação do design, colocamos em prática o plano de transição e gestão da mudança. Para uma eficiente gestão do contrato, foi instalado o software YAWPrint, um RMS (remote management system) criado pela Beltrão Coelho. Com o YAWPrint instalado, a Beltrão Coelho passou a recolher automaticamente a contagem dos equipamentos e passou a receber alertas de futuras necessidades de consumíveis dos equipamentos do contrato do IPSantarém, o que permitiu dinamizar o serviço prestado através da monitorização on-time e pró-ativa dos equipamentos.

Resultados

  • Libertou o IPSantarém da gestão do seu parque de impressão
  • Aumentou o tempo de disponibilidade dos equipamentos
  • Eliminou do departamento administrativo do IPSantarém os processos redundantes e sem valor acrescentado, como encomenda de consumíveis e recolha de leituras
  • Libertou os recursos de logística e eliminou a necessidade de stock e armazenagem

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