Os documentos mais utilizados na indústria de logística

Janeiro 22, 2018 | MPS

Os documentos mais utilizados na indústria de logística e transporte em grande fluxo são, maioritariamente:

 

Formulários de envio, Listas de embalagem, Faturas de carga a contratos, Seguros e registros de funcionários Propostas comerciais Guia de Transporte Guia de Remessa Fatura Documento de transporte adicional Comprovativo de entrega (POD) Documentos de transporte (DT) Documento de devolução Guia de movimentação de ativos próprios Guias de consignação Guia de entrega Guia de expedição de mercadoria Documentos das entregas efetivas Folhas de obra Plantas Reportings de inspeção Materiais técnicos Documentos administrativos gerais Documento de mercadoria danificada Documento de mercadoria extraviada Recibos Documentos de transbordo.

O processamento manual desses documentos é extremamente caro e demorado. Além disso, questões como variação no preço do combustível, as regulamentações governamentais e as exigências dos clientes aumentam o custo total do negócio. Para superar esses desafios, as empresas de logística estão a olhar para dentro de seu negócio tentando identificar alguma maneira de melhorar suas estratégias na operação e reduzir a quantidade de papel, ao mesmo tempo que aumentam a eficiência na expedição e na entrega pontual de seus produtos, além de oferecer maior transparência de suas ações para seus clientes.

MPS para empresas de transporte e logística

 

Em entrevistas com dezenas de empresas, a Beltrão Coelho identificou as principais necessidades deste setor tão complexo:

  • Reduzir o tempo de processamento dos documentos em papéis.
  • Desenvolver um sistema de gestão eletrónica de arquivos para registros de clientes e funcionários.
  • Tornar retornos de faturas e pagamentos mais rápidos.
  • Melhorar a pontualidade de relatórios obrigatórios.
  • Acelerar a entrega eletrónica de documentação para locais remotos.
  • Reduzir os custos de formação de pessoal e melhorar a capacidade de imprimir internamente e com rigor a sua cor corporativa.
  • Automatizar o processamento dos seus dados de impressão com o ERP Melhorar o relacionamento com os fornecedores devido a otimização dos documentos em papel e digitais.
  • Reduzir as tarefas administrativas na gestão das impressoras
  • Reduzir o tempo utilizado na digitalização de documentos
  • Monitorizar as impressões e cópias por departamento e por utilizador

Como Especialista em MPS (Managed Print Services) a Beltrão Coelho personalizou os seus serviços de MPS para as empresas de transporte e logística e criou o produto BC-TL. Entre as principais funcionalidades, destacamos:

Gestão dos documentos

Solução que otimiza os processos de captura de dados em papel, assegurando a qualidade dos resultados.

 Gestão do Volume de Impressão

Saiba quanto cada usuário, departamento ou projeto de sua empresa consome, criando contas às impressões, cópias, fax e digitalizações. Amplie o controlo sobre os seus trabalhos de impressão, parametrizando plafonds.

Criar Políticas e Regras de Impressão

Imagine como seria interessante se a sua empresa pudesse controlar ou restringir o acesso às impressões à cores, reduzindo custos.

Segurança de Dados na Impressão

Vivemos em um mundo globalizado, mas embora fragmentado por sua geografia, completamente conectado pela sua tecnologia. Neste ambiente, informação é o maior patrimônio. Se uma empresa quer manter-se competitiva há de se considerar grande esforço para manter a informação segura e protegida.

Follow Me Print

Realize suas impressões em qualquer equipamento do ambiente corporativo, quando desejar e com segurança

Impressão Móvel

Digitalize documentos através do smartphone ou no próprio equipamento, e publique na nuvem de forma:

  • Privada: Somente o gerador do trabalho de impressão pode retirar a impressão em qualquer dispositivo.
  • Pública: O gerador do trabalho de impressão pode compartilhar ou delegar a impressão remota.

Equipamentos Monitorizados Remotamente

Uma solução assim, garante que uma lista dos alertas associados ao seu parque de impressão, de acordo com a criticidade, se torne de fácil identificação, agilizando as ações necessárias para que o alerta cesse e o parque esteja on-line novamente. O mesmo deve ocorrer com a questão dos consumíveis pendentes associados ao seu contrato, com reportings periódicos, informando detalhadamente a quantidade de toners pendentes para sua empresa e com a possibilidade de rastrear o consumível, sabendo se já está sendo transportado e qual o prazo de entrega.

Principais Benefícios

  • Transformar documentos em papel em documentos digitalizados pesquisáveis.
  • Melhorar a qualidade da imagem de formulários para aumentar a precisão dos dados.
  • Facilitar a conformidade através do encaminhamento rápido da informação. para os destinatários autorizados.
  • Ajudar a transformar processos manuais em fluxos de trabalho de documentos eletrónicos.
  • A segurança que os equipamentos não irão parar por falta de toners, com a monitorização pró-ativa.
  • Usar reconhecimento automático de formulários para encaminhar a informação de forma rápida e precisa.

Para saber mais sobre a nossa vertical de negócio, clique aqui.

 

 

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