TERADOCUMENTS: SOLUÇÃO DE GESTÃO DOCUMENTAL
Fácil de instalar e gerir, a solução TERADocuments é totalmente configurável à realidade de cada organização, permitindo a otimização de processos com base em fluxos e regras de aprovação, que se materializará em ganhos de produtividade e redução de custos garantindo a segurança dos documentos.
Saiba mais
Gestão documental – funções base
GESTÃO DE IT
Permite ao administrador informático integrar com sistemas existentes e manter os níveis de segurança standard existentes no Mercado.
MOTOR DE OCR
Motor de OCR permite a conversão automática de documentos em PDF pesquisáveis.
USER FRIENDLY
O TERAdocuments não carece de formação avançada porque é uma solução simples, fácil e intuitiva.
PREÇO
O TERADocuments é um investimento seguro, uma solução competitiva permitindo que as organizações obtenham um ROI rápido.
MOTOR DE BUSCA
Algoritmos avançados que permitem encontrar um documento em apenas ½ segundo.
BASEADA NA WEB
Apenas é necessário um browser para aceder à plataforma.
Gestão de documentos – ciclo
Lentidão de processos, revisões e aprovações imprecisas e colaboradores que não seguem processos podem ter um grande impacto no cumprimento de prazos. Mas com tantas variáveis, identificar afunilamentos é uma tarefa complexa que torna difícil a tomada de decisões corretivas em tempo útil. O TERADocuments é uma solução que reduz a complexidade, melhora a captura de dados e aumenta o controlo através de workflows e automatização de processos, ajudando a resolver estes desafios.
01. Captura
Os documentos são capturados via digitalização em dispositivos multifuncionais ou scanners. Alternativamente podem ser importados ficheiros já existentes diretamente na aplicação, por email ou por outros conectores específicos.
02. Processamento
Nesta fase os documentos são separados ou agrupados de acordo com regras predefinidas. São recolhidos atributos de forma automática, permitindo o reconhecimento ótico de caracteres em zonas predeterminadas, leitura de códigos de barras e códigos QR.
03. Arquivo
Os documentos processados são arquivados em repositórios definidos pela organização. Estes repositórios tanto podem estar localizados dentro das instalações da organização como na Cloud ou em combinação dos dois.
04. Workflow
Nos workflows é possível o desenho de um fluxo de aprovação para que determinados documentos sejam revistos, aprovados, publicados e distribuídos. Os utilizadores são notificados das suas tarefas pendentes, assegurando que as mesmas são realizadas.
05. Publicação
Os documentos ficam disponíveis para consulta na plataforma web. Podem ser pesquisados tanto pelos seus atributos como pelo seu conteúdo, sendo que o acesso pode ser restringido de acordo com o perfil do utilizador.
Outras Funcionalidades
DROPZONE
Esta funcionalidade permite aos utilizadores “arrastarem” documentos pré-existentes para dentro da aplicação.
MONITORIZAÇÃO EMAIL
Análise dos emails recebidos em caixas de correio predefinidas e os documentos anexados entram automaticamente nos processos de captura de dados, arquivo e workflow.
ATRIBUTOS
Associação de atributos configuráveis a documentos. Estes atributos podem ser, por exemplo, nomes de clientes, fornecedores e valores.
PERMISSÕES
Toda a informação é acessível de forma segura, garantindo o correto acesso à informação por utilizador. É possível definir quem digitaliza, quem edita e quem consulta os documentos por tipo.
ANOTAÇÕES
Durante os workflows, o TERADocuments consegue adicionar anotações aos documentos. Estas anotações podem indicar os nomes de quem digitalizou e aprovou, ou então qualquer atributo associado ao documento.
PESQUISA
Com o motor de busca TERADocuments aceda a qualquer documento instantaneamente e em qualquer local, pesquisando documentos pelos seus atributos e conteúdos.
SCRIPTS
O TERADocuments permite incluir no seu funcionamento scripts completamente customizáveis. Estes scripts atribuem à solução a capacidade de ser adaptada a um grande número de cenários.
EXPLORADOR
Com o explorador de ficheiros pode consultar facilmente e num único sítio os documentos contidos em todos os repositórios do TERADocuments.
Teradocuments e Teletrabalho
Nos tempos que correm, e face à pandemia global que estamos a viver, as empresas tiveram de se adaptar a uma nova realidade: o teletrabalho. Em muitos casos, isto implicou uma transição complicada, onde os processos foram forçosamente redesenhados para acompanhar as novas exigências. O TERAdocuments é um software de gestão documental, que não só recorre à indexação dos documentos de forma automática, mas também contempla um conjunto de ferramentas que facilitam tremendamente processos internos (nomeadamente no que se refere a aprovações, tratamento de correspondência, entre outros fluxos documentais).
SOLUÇÃO RESPONSIVA
Ajusta-se automaticamente às dimensões do ecrã do dispositivo que está a aceder, facilitando o seu acesso tanto no contexto do escritório como no contexto de teletrabalho.
SEGURANÇA
Diferentes níveis de acesso para cada utilizador reforçam a segurança da aplicação e consequentemente da sua utilização em teletrabalho.
WORKFLOW
Workflows permitem aprovações por email, tornando estes processos mais simples à distância.
NOTIFICAÇÕES
Notificação da entrada de novos documentos e de tarefas pendentes facilitam a eficiência do trabalho remoto.