Administração Pública: reduza os custos desnecessários com papel

Janeiro 23, 2018 | MPS

MPS na Administração Pública

 

Perante a necessidade de adoptar uma estratégia eficaz de forma a aumentar os seus níveis de serviço a um custo mínimo, há já alguns anos que a Administração Pública está a recorrer com sucesso ao Outsourcing de Impressão, os chamados Managed Print Services (MPS). Este modelo já é visto como a estratégia para o aumento da competitividade e produtividade, e da redução dos custos nos Organismos Públicos.

Desafios da Administração Pública

O processo de modernização e simplificação da administração pública passa por reduzir ao mínimo a utilização do papel e os custos daí decorrentes. Alguns problemas que a administração pública enfrenta ao manter os seus processos essencialmente em papel:

  • Ausência de serviços online e processos desmaterializados
  • Reduzida validade e morosidade na emissão de documentos pessoais
  • Reduzida articulação entre a administração central, local e os cidadãos
  • Multiplicidade e complexidade de formulários
  • Morosidade nos tempos de resposta e atendimento nos processos administrativos
  • Duplicação de informação solicitada
  •  Dispersão e inacessibilidade de informação
  • Complexidade de procedimentos

 

O MPS e o digital

É para tornar a administração mais qualificada, mais moderna, mais admirada, e valorizada pelos cidadãos, que o estado está a investir no digital. A Beltrão Coelho®, especialista em MPS (Managed Print Services), é a empresa mais qualificada em Portugal para entregar soluções que passam pela racionalização do uso do papel nos serviços públicos. Para a Administração Pública o MPS da Beltrão Coelho é importante para:

  • A desmaterialização dos documentos
  • Reduzir o consumo de papel
  • Aumentar a segurança da informação
  • Controlar e reduzir os custos com impressão
  • Reduzir o impacto ambiental
  • Melhorar o workflow dos processos documentais

 

Algumas soluções de MPS da Beltrão Coelho

 

REDUÇÃO E CONTROLO DE CUSTOS

Análise detalhada de toda a infraestrutura de cópia e impressão atual, onde será possível identificar oportunidades para melhorar o desempenho, reduzir os custos e tornar as operações e os processos mais eficientes.

Disponibilização de ferramentas avançadas de controlo de custos, onde poderá entender quanto imprime, quem imprime, porque imprime, quando imprime, que tipo de ficheiros imprime, tudo para que possa racionalizar os custos com a impressão, consumir menos papel e utilizar com mais produtividade o scanner do equipamento.

MELHORIA DOS PROCESSOS

Seja para contratação, gestão de registros ou para a aceitação e processamento de pedidos de prestações de serviços sociais, contruímos soluções que automatizam estes processos.

Configuramos as impressoras multifuncionais para digitalizar e encaminhar documentos comprovativos, com o objetivo de racionalizar a gestão e comunicação em contas a pagar e contas a receber.

Recuperar os custos de impressão, gerar novos fluxos de faturação, melhorar os serviços e aumentar a produtividade com uma solução de cartão modular e escalável para os utilizadores.

Propomos medidas que facilitam a emissão e o ciclo de vida de documentos, pessoas e certidões.

DESMATERIALIZAÇÃO

Desmaterialização e automatismo dos mais diversos documentos e obras físicas em papel para suportes digitais e multimédia.

Desmaterializar os processos de envio e publicação dos diplomas, criação de automatismo na digitalização de minutas de formulários e correspondência a serem utilizadas pelos serviços. Desmaterializar a cédula militar, sendo a desmaterialização consubstanciada através da disponibilização do documento diretamente na bolsa de documentos.

Uniformizar e desmaterializar o processo de emissão e transmissão de dados em hospitais e nos sistemas nacionais de saúde.

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