Outsourcing impressão: reduza os seus custos de impressão com as fotocopiadoras Xerox. Contacte um parceiro Xerox.
O primeiro passo para implementar a solução de outsourcing impressão de maneira concisa e de acordo com as necessidades do cliente é analisar de maneira criteriosa toda a estrutura de impressão atual. Saber o quanto imprime, onde imprime, quem imprime, o custo de impressão por cada equipamento, dentre muitos outros fatores. Todo este processo engloba o outsourcing impressão. Só assim pode-se saber com assertividade o que se pode otimizar, ajudando a reduzir os custos e os processos de impressão.
Todos os nossos clientes usam as fotocopiadoras Xerox com o propósito de reduzir os custos e otimizar toda a sua capacidade de impressão. Isto não foi diferente com o Instituto Politécnico de Santarém que será o case que iremos analisar neste post.
“Trata-se de uma equipa com conhecimentos técnicos na área, sempre disponível a ajustar o modelo de base proposto às necessidades internas do Politécnico, nomeadamente a integração do software de impressão com as aplicações informáticas do IPSantarém. Após a implementação, o serviço tem sido excelente, onde a Beltrão Coelho tem demonstrado uma programação eficaz das tarefas agendadas e o relacionamento da equipa de implementação com os técnicos de Informática é muito cordial e informal.”
Instituto Politécnico de Santarém
O case de sucesso de outsourcing impressão do maior parceiro Xerox em Portugal
Como dito, o primeiro passo para uma implementação bem-feita da solução de outsourcing impressão com fotocopiadoras Xerox é a análise de toda a estrutura de impressão da instituição. Começámos por conhecer todos os modelos de equipamentos de impressão da instituição (fax, impressoras, copiadoras, etc). Também fizemos a contagem do volume de impressão do IPSantarém através do nosso Remote Management System.
O segundo passo foi poder perceber como funcionava a estrutura de impressão de cada polo do IPSantarém. Em outras palavras, foi-se necessário não só analisar os equipamentos e onde estavam localizados, mas também identificar os seus utilizadores e correlacioná-los aos departamentos afetos. Para mais, foi-se realizada entrevistas com os alunos, com os administradores e com o departamento de IT e também uma análise detalhada dos custos.
Foram encontradas diversas situações que puderam ser superadas através da implementação do outsourcing impressão e fotocopiadoras xerox. Destacamos abaixo as 4 mais importantes:
- Os alunos que tinham acesso ao seu saldo por meio de uma senha individual até conseguiam imprimir. Entretanto, não conseguiam acompanhar o seu saldo em tempo real, ocasionando muitos erros. Antes da solução do parceiro Xerox ser implementada, este registo era feito de forma manual.
- Havia muitos ficheiros partilhados pelo instituto. Para imprimi-los, os alunos tinham que aceder a rede sempre através de um computador do próprio instituto. Além de nem sempre haver PCs disponíveis, este tipo de acesso causava insegurança.
- O IT e a equipa técnica perdiam horas para resolver os problemas relacionados com as impressoras.
- O instituto tinha uma grande stock de consumíveis. Além da logística complicada, o departamento administrativo era responsável pela compra de novos consumíveis, leitura dos contadores e chamadas técnicas.
A Beltrão Coelho é o principal parceiro Xerox. A empresa está presente há quase 70 anos no mercado. Conheça os vídeos de nossos produtos aqui. Para conhecer mais detalhes sobre a solução desenvolvida no Instituto Politécnico de Santarém, clique aqui.
Caso queira conhecer as fotocopiadoras Xerox que comercializamos, clique aqui.
