Outsourcing impressão: reduza os seus custos de impressão com as fotocopiadoras Xerox.

Janeiro 2, 2018 | MPS

Outsourcing impressão: reduza os seus custos de impressão com as fotocopiadoras Xerox. Contacte um parceiro Xerox.

 

O primeiro passo para implementar a solução de outsourcing impressão de maneira concisa e de acordo com as necessidades do cliente é analisar de maneira criteriosa toda a estrutura de impressão atual. Saber o quanto imprime, onde imprime, quem imprime, o custo de impressão por cada equipamento, dentre muitos outros fatores. Todo este processo engloba o outsourcing impressão. Só assim pode-se saber com assertividade o que se pode otimizar, ajudando a reduzir os custos e os processos de impressão.

Todos os nossos clientes usam as fotocopiadoras Xerox com o propósito de reduzir os custos e otimizar toda a sua capacidade de impressão. Isto não foi diferente com o Instituto Politécnico de Santarém que será o case que iremos analisar neste post.

 

Captura de ecrã de um vídeo de fotocopiadoras xerox

“Trata-se de uma equipa com conhecimentos técnicos na área, sempre disponível a ajustar o modelo de base proposto às necessidades internas do Politécnico, nomeadamente a integração do software de impressão com as aplicações informáticas do IPSantarém. Após a implementação, o serviço tem sido excelente, onde a Beltrão Coelho tem demonstrado uma programação eficaz das tarefas agendadas e o relacionamento da equipa de implementação com os técnicos de Informática é muito cordial e informal.”

Instituto Politécnico de Santarém

O case de sucesso de outsourcing impressão do maior parceiro Xerox em Portugal

 

gráfico em azul que exemplifica o outsourcing impressãoComo dito, o primeiro passo para uma implementação bem-feita da solução de outsourcing impressão com fotocopiadoras Xerox é a análise de toda a estrutura de impressão da instituição. Começámos por conhecer todos os modelos de equipamentos de impressão da instituição (fax, impressoras, copiadoras, etc). Também fizemos a contagem do volume de impressão do IPSantarém através do nosso Remote Management System.

O segundo passo foi poder perceber como funcionava a estrutura de impressão de cada polo do IPSantarém. Em outras palavras, foi-se necessário não só analisar os equipamentos e onde estavam localizados, mas também identificar os seus utilizadores e correlacioná-los aos departamentos afetos. Para mais, foi-se realizada entrevistas com os alunos, com os administradores e com o departamento de IT e também uma análise detalhada dos custos.

Foram encontradas diversas situações que puderam ser superadas através da implementação do outsourcing impressão e fotocopiadoras xerox. Destacamos abaixo as 4 mais importantes:

 

  1. Os alunos que tinham acesso ao seu saldo por meio de uma senha individual até conseguiam imprimir. Entretanto, não conseguiam acompanhar o seu saldo em tempo real, ocasionando muitos erros. Antes da solução do parceiro Xerox ser implementada, este registo era feito de forma manual.
  2. Havia muitos ficheiros partilhados pelo instituto. Para imprimi-los, os alunos tinham que aceder a rede sempre através de um computador do próprio instituto. Além de nem sempre haver PCs disponíveis, este tipo de acesso causava insegurança.
  3. O IT e a equipa técnica perdiam horas para resolver os problemas relacionados com as impressoras.
  4. O instituto tinha uma grande stock de consumíveis. Além da logística complicada, o departamento administrativo era responsável pela compra de novos consumíveis, leitura dos contadores e chamadas técnicas.

 

Logo do parceiro xerox Beltrão CoelhoA Beltrão Coelho é o principal parceiro Xerox. A empresa está presente há quase 70 anos no mercado. Conheça os vídeos de nossos produtos aqui. Para conhecer mais detalhes sobre a solução desenvolvida no Instituto Politécnico de Santarém, clique aqui.

 

Caso queira conhecer as fotocopiadoras Xerox que comercializamos, clique aqui.

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